Neue Informationspflichten bei Arbeitsverträgen in Spanien 2026

Die spanische Regierung hat mit der Veröffentlichung des Real Decreto 723/2026 im offiziellen Staatsanzeiger (BOE) am 15. September 2026 einen bedeutenden Schritt zur Erhöhung der Transparenz in den Arbeitsbeziehungen vollzogen. Dieses Dekret setzt die EU-Richtlinie 2019/1152 teilweise in nationales Recht um und zielt darauf ab, die Vorhersehbarkeit der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer zu stärken.

Für Unternehmen, die in Spanien tätig sind, bedeutet dies eine Überarbeitung ihrer Dokumentationsprozesse. Die neuen Regelungen gelten grundsätzlich für alle Arbeitsverhältnisse mit einer Dauer von mehr als vier Wochen. Die Informationen müssen zwingend schriftlich zur Verfügung gestellt werden – entweder in Papierform oder in einem elektronischen Format, das zugänglich, speicherbar und druckbar ist. Sofern alle erforderlichen Details bereits im ursprünglichen Arbeitsvertrag enthalten sind, ist kein separates Dokument notwendig.

Die erweiterten Anforderungen an die schriftliche Dokumentation

Das neue Dekret präzisiert, welche Informationen zwingend schriftlich festgehalten werden müssen. Neben der Identität der Parteien und dem Beginn des Arbeitsverhältnisses müssen nun detailliertere Angaben gemacht werden. Bei befristeten Verträgen ist nicht nur das Enddatum oder die voraussichtliche Dauer anzugeben, sondern auch die konkrete Laufzeit, selbst wenn diese innerhalb der gesetzlichen Grenze von sechs Monaten liegt oder durch einen Tarifvertrag (convenio colectivo) verlängert wurde.

Ein besonderer Fokus liegt auf der Vergütung. Arbeitgeber müssen nun Folgendes detailliert ausweisen:

• Die Höhe des Grundgehalts sowie jeder einzelne Gehaltszusatz, getrennt aufgeführt.
• Die Periodizität und die Methode der Auszahlung.
• Die genaue Berechnungsmethode für variable Gehaltskomponenten sowie die Kriterien, die deren Erhalt bestimmen.

Zudem muss der gewöhnliche Arbeitsort klar definiert sein. Dies schließt die Zuweisung bei Fernarbeit (Teletrabajo) sowie den Hinweis auf mobile oder itinerante Arbeitszentren ein.

Fristen und Übergangsregelungen für bestehende Verträge

Das Real Decreto 723/2026 tritt am 5. Oktober 2026 in Kraft. Die zeitliche Umsetzung ist dabei strikt geregelt. Allgemeine Informationen müssen grundsätzlich vor Beginn des Arbeitsverhältnisses übergeben werden. Treten Änderungen während des laufenden Vertrages ein, müssen diese so schnell wie möglich und spätestens am Tag ihres Inkrafttretens kommuniziert werden.

Für Arbeitsverhältnisse, die bereits vor dem Inkrafttreten bestanden, gibt es eine spezifische Regelung: Wenn ein Arbeitnehmer die aktualisierten Informationen anfordert, muss das Unternehmen diese innerhalb von 30 Werktagen nach Erhalt der Anfrage bereitstellen, sofern die Daten nicht bereits vorliegen.

Das Ministerium für Arbeit und soziale Wirtschaft (Ministerio de Trabajo y Economía Social) wird innerhalb von 20 Tagen nach der Veröffentlichung im BOE Informationsvorlagen sowie Musterverträge in spanischer und englischer Sprache veröffentlichen.

Besondere Pflichten bei grenzüberschreitenden Entsendungen

Ein kritischer Punkt für international agierende Unternehmen ist die Regelung für Entsendungen. Bevor ein Mitarbeiter ins Ausland geschickt wird, muss der Arbeitgeber zusätzliche Informationen bereitstellen. Dies betrifft das Zielland, die Dauer des Einsatzes, die Währung der Bezahlung sowie die Vergütungen in Geld oder Sachleistungen.

Bei Entsendungen innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ist die Informationspflicht noch umfassender. Hier muss über die im Gaststaat geforderte Mindestvergütung informiert werden. Zudem sind Angaben zur Erstattung von Reisekosten, Unterkunft, Verpflegung und Entsendungszulagen sowie ein Link zum offiziellen nationalen Portal für Entsendungen erforderlich. Diese Zusatzpflicht entfällt nur dann, wenn der einzelne Auslandseinsatz vier aufeinanderfolgende Wochen nicht überschreitet.

Spezifische Regelungen für die Fischerei und Schifffahrt

Das Dekret sieht Sonderregelungen für Personen vor, die auf spanischen Schiffen arbeiten. Für Fischer und Seeleute ist die Schriftform des Vertrages unabhängig von der Vertragsdauer zwingend vorgeschrieben. Ein besonderes Recht für Fischer ist die Möglichkeit, bei der Unterzeichnung des Vertrages rechtlichen Beistand in Anspruch zu nehmen, was im Dokument vermerkt werden muss.

Die Verträge müssen an Bord mitgeführt werden und für die Besatzung sowie die Behörden zugänglich sein (ausgenommen sind Schiffe unter 24 Metern Länge, außer bei Anlauf ausländischer Häfen). Der Inhalt dieser Verträge muss sehr detailliert sein und unter anderem folgende Punkte abdecken:

Identität des Reeders (armador), geplante Reisen, professionelle Einstufung, Verpflegung, Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaub, Gesundheitsversorgung und die Anmeldung bei der Sozialversicherung (Seguridad Social).

Praktische Umsetzung und rechtliche Folgen

Unternehmen sollten nicht auf die Veröffentlichung der offiziellen Muster durch das Ministerium warten, da die Verpflichtungen bereits mit dem Inkrafttreten des Dekrets bestehen. Es ist dringend ratsam, bestehende Vertragsvorlagen und Onboarding-Dokumente zu prüfen. Die Nichtbeachtung dieser Transparenzpflichten könnte bei Kontrollen durch die zuständigen Behörden zu Problemen führen.

Weitere Details zu den rechtlichen Grundlagen finden Sie in der Analyse von Iberley oder direkt über die offiziellen Kanäle der spanischen Regierung.

Was bedeutet dies für deutschsprachige Unternehmer und Fachkräfte in Spanien?

Für deutsche, österreichische oder Schweizer Staatsbürger, die in Spanien als Unternehmer tätig sind oder dort Mitarbeiter beschäftigen, erhöht das RD 723/2026 den administrativen Aufwand. Wenn Sie als Arbeitgeber in Spanien agieren, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Verträge nicht nur rechtlich korrekt, sondern in ihrer Detailtiefe konform mit den neuen Anforderungen sind.

Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen dem Status des autónomo (selbstständiger Erwerbstätiger) und dem Angestelltenverhältnis. Diese neuen Pflichten betreffen die Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung. Sollten Sie also Personal beschäftigen, müssen Sie die genannten Fristen einhalten. Die Anforderungen an die Aufschlüsselung des Gehalts sind in Spanien oft strenger als in anderen EU-Ländern, da zwischen Grundgehalt und verschiedenen Zulagen präzise unterschieden werden muss.

Was Sie jetzt tun sollten: 1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Arbeitsverträge auf die neuen Mindestinhalte (insbesondere variable Gehaltskomponenten und Arbeitsort). 2. Passen Sie Ihre Prozesse für die Entsendung von Mitarbeitern an, um die Informationspflichten vor Abreise zu erfüllen. 3. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente in einem Format vorliegen, das für den Arbeitnehmer leicht speicherbar und druckbar ist.

Da die fehlerhafte Gestaltung von Arbeitsverträgen in Spanien zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten führen kann, empfiehlt es sich, den konkreten Einzelfall mit einem spezialisierten Steuer- und Arbeitsrechtsberater zu prüfen.